RANGKUMAN KELOMPOK 10
Pengendalian Internal & Kas
1. Kecurangan dan Pengedalian Internal
A. Kecurangan
Fraud atau Kecurangan adalah aksi yang tidak jujur yang dilakukan oleh karyawan untuk keuntungan pribadi. Menurut Kieso, ada tiga hal yang menjadi faktor utama seorang karyawan melakukan Fraud atau Kecurangan. Yang pertama adalah Kesempatan (Opportunity), Desakan Keuangan (Financial Pressure), dan Rasionalisasi (Rationalization).
B. Pengendalian Internal
- Sistem pengendalian internal memiliki 5 komponen utama :
2. Prinsip-prinsip Pengendalian Internal
Meskipun banyak perusahaan yang menetapkan prosedur pengendalian intern dengan “bahasa” aturan yang berbeda-beda, namun pada umumnya masing-masing mengandung prinsip-prinsip pokok pengendalian intern yang sama. Di antara prinsip- prinsip pengendalian intern tersebut adalah:
1. Pembentukan pertanggungjawaban (establishment of responsibility)
· Manajemen harus menetapkan tanggung jawab secara jelas.
· Tiap orang memiliki tanggung jawab untuk tugas yang diberikan kepadanya.
· Pembentukan pertanggungjawaban meliputi otorisasi dan persetujuan atas suatu transaksi.
2. Pemisahan Tugas
· Tanggung jawab atas pekerjaan dan tugas harus diberikan kepada individu yang berbeda, (misalnya pemisahan tugas antara petugas yang mengurusi penyimpanan kas dengan petugas yang mengurusi pencatatan kas).
· Tanggung jawab untuk memelihara catatan harus terpisah dengan tanggung jawab untuk menjaga keadaan fisik kekayaan perusahaan.
3.Prosedur dokumentasi harus dimiliki perusahaan
Dokumentasi yang baik diperlukan untuk melindungi kekayaan perusahaan dan menjamin bahwa semua karyawan melaksanakan prosedur yang telah ditetapkan. Dokumentasi yang bisa dipercaya akan menjadi sumber informasi yang dapat digunakan manajemen untuk memonitor kegiatan operasi perusahaan.
Ada beberapa prinsip dalam prosedur dokumentasi, yaitu:
· Semua dokumen harus diberi nama terlebih dahulu (prenumbered) yang tercetak, dan semua dokumen harus dipertanggungjawabkan.
· Dokumen sebagai bukti pencatatan akuntansi disampaikan ke bagian akuntansi untuk menyakinkan bahwa transaksi telah dicatat tepat waktu.
4. Pengendalian Secara Fisik, Mekanis dan Elektronik
Sebaiknya perusahaan menerapkan pengendalian secara elektronik disamping cara mekanis dan fisik untuk menjaga kekayaannya. Sebagai contoh penerapan pengendalian mekanis adalah penggunaan kas register, cheque protector. Pengendalian mekanis menggunakan brankas (peti besi), ruang khasanah (strong room) dan contoh pengendalian elektronik adalah pemakaian mesin absensi elektronik sidik jari yang terhubung dengan komputer, cctv (televisi monitor), alarms elektronik, garment sensors
5. Verifikasi Intern Independen
Meskipun sistem pengendalian intern telah dirancang dengan baik, kemungkinan terjadinya penyimpangan tetap saja bisa terjadi setiap saat. Misalnya kelelahan yang terjadi terhadap karyawan bisa mengakibatkan prosedur-prosedur yang ditetapkan diabaikan. Untuk itu diperlukan pengkajian ulang secara teratur dan berkesinambungan agar prosedur-prosedur dapat dijalankan secara teratur, tertib dan benar. Proses ini harus dilakukan oleh pemeriksa intern yang independen.
Pengendalian yang efektif dapat dicapai dengan membentuk bagian verifikasi yang bertugas mereview, merekonsiliasi serta menjaga pengendalian intern. Untuk itu harus dilakukan:
1. Verifikasi secara periodik dan mendadak
2. Verifikasi oleh petugas yang independent
3. Penyampaian saran kepada manajer untuk tindakan koreksi
3. Keterbatasan Pengendalian Internal
Keterbatasan pengendalian Intern adalah sebagai berikut :
1. Adanya kemungkinan timbulnya beban (cost) untuk mendesain pengendalian intern yang lebih besar dibandingkan manfaat yang diperoleh.
2. Adanya faktor sumber daya manusia
3. Besarnya ukuran perusahaan.
4. Penerapan Prinsip Pengendalian Internal terhadap Penerimaan kas
Penerimaan kas berasal dari :
- Penjualan tunai.
- Penagihan piutang dari konsumen.
- Penerimaan sewa, bunga dan deviden.
- Investasi pemilik.
- Pinjaman bank.
- Hasil penjualan dari aset tidak lancar.
A. Penerimaan langsung
a) Penentuan tanggung jawab
Hanya karyawan yang ditugaskan diizinkan untuk menangani penerimaan kas (kasir)
b) Pemisahan tugas
Individu yang berbeda menerima kas, mencatat penerimaan kas dan memegang kas
c) Prosedur dokumentasi
Menggunakan pesan pembayaran (kotak pos), regiter kas, dan bukti deposit
d) Pengendalian fisik
Menyimpan kasdi brangkas atau deposit bank, akses terbatas untuk wilayah penyimpanan, gunakan kas register
e) Verifikasi internal independent
Supervisor menghitung penerimaan kas harian, bendahara membandingkan total penerimaan dengan deposit bank harian
f) Pengendalian SDM
Perikatan pegawai yang memegang kas, kebutuhan karywan untuk mengambil liburan, dan menyimpan seluruh kas di bank harian
B. Penerimaan melalui Kotak Pos/Surat
a) Kotak pos harus dibuka oleh dua orang, daftar yang disiapkan, dan setiap cek yang disahkan
b) Copy daftar, bersamaan dengan cek dan pesan pembayaran, dikirim ke kasir departmen.
c) Kasir menambahkan cek ke penerimaan langsung, menyiapkan laporan penerimaan kas harian dan melakukan deposit bank harian.
d) Copy daftar dikirim ke bendahara kantor untuk dibandingkan dengan total yang ditunjukkan dalam laporan kas harian.
5. Penerapan prinsip pengendalian internal terhadap pengeluaran kas
· Penentuan tanggung jawab
Hanya pegawai yg ditunjuk diotirisasi untuk menandatangani cek (bendhara) dan menyetujui pemasok
· Pemisahan tugas
Individu yg berbebda yg mnyetujui, melakukan pembayaran, penandatangan cek tidak mencatat pengeluaran.
· Prosedur dokumentasi
Menggunakan cek bernomor, cek harus memeiliki faktur yg disetujui, membutuhkan pegawai utk menggunakan kartu kredit perusahaan utk pengembalian beban.
· Pengendalian fisik
Simapn cek kosong di brangkas, dengan akses terbatas, cetak jumlah cek dgn mesin dgn tinta permanen.
Beberapa prosedur pengawasan yang penting adalah sebagai berikut :
1. Semua pengeluaran uang menggunakan cek kecuali untuk pengeluaran- pengeluaran kecil dibayar dari kas kecil.
2. Dibentuk dana kas kecil yang diawasi dengan ketat.
3. Penulisan cek hanya dilakukan apabila didukung bukti-bukti yang lengkap atau dengan kata lain digunakan sistem voucher.
4. Dipisahkan antara orang-orang yang mengumpulkan bukti-bukti pengeluaran, yang menulis cek, yang menandatangani cek dan yang mencatat pengeluaran kas.
5. Diadakan pemeriksaan intern dengan jangka waktu yang tidak tertentu.
6. Diharuskan membuat kas harian.
6. Dana Kas Kecil (PETTY CASH FUND)
Dana kas kecil atau petty cash fund adalah uang kas yang disediakan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan tidak ekonomis bila dibayar dengan cek. Dana ini diserahkan kepada kasir kas kecil yang bertanggung jawab terhadap pembayaran-pembayaran dari dana ini dan terhadap jumlah dana kas kecil. Jika jumlah kas kecil tinggal sedikit, kasir kas kecil akan meminta agar dananya ditambah. Penambahan kas kecil kadang-kadang dilakukan setiap periode tertentu misalnya mingguan.
Dalam hubungannya dengan kas kecil ada dua metode yang digunakan yaitu :
1. Sistem Imprest (imprest fund method)
Dalam sistem ini jumlah dalam rekening kas kecil selalu tetap, yaitu sebesar check yang diserahkan kepada kasir kas kecil untuk membentuk dana kas kecil. Cek tersebut diuangkan ke bank oleh kasir kas kecil dan uangnya digunakan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran kas kecil. Apabila jumlah kas kecil tinggal sedikit dan juga pada akhir periode, kasir kas kecil akan minta pengisian kembali kas kecilnya sebesar jumlah yang sudah dibayar dari kas kecil, sehingga jumlah uang dalam kas kecil kembali seperti semula. Pengeluaran-pengeluaran kas kecil baru dicatat pada saat pengisian kembali.
2. Metode Fluktuasi (fluctuating fund method)
Dalam metode fluktuasi pembentukan dana kas kecil dilakukan dengan cara yang sama seperti pada sistem imprest. Perbedaannya dengan sistem imprest adalah bahwa dalam metode fluktuasi saldo rekening kas kecil tidak tetap, tetapi berfluktuasi sesuai dengan jumlah pengisian kembali dan pengeluaran-pengeluaran kas kecil. Pencatatan langsung dilakukan setiap terjadinya pengeluaran-pengeluaran dari dana kas kecil.
Komentar
Posting Komentar